Eine Notarfachangestellte unterstützt Notare in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere bei der Vorbereitung und Abwicklung von Urkunden und Rechtsgeschäften. Sie spielt eine wichtige Rolle, um den reibungslosen Ablauf der notariellen Tätigkeiten zu gewährleisten, und ist häufig erste Ansprechperson für Mandanten.
Typische Aufgaben einer Notarfachangestellten
1. Vorbereitung von Urkunden
- Entwurf und Vorbereitung von notariellen Urkunden, z. B. Kaufverträgen, Eheverträgen, Testamenten oder Gesellschaftsverträgen.
- Prüfen von Dokumenten und Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
2. Mandantenbetreuung
- Empfang und Betreuung von Mandanten, sowohl telefonisch als auch persönlich.
- Erläuterung von Abläufen und Anforderungen in verständlicher Sprache.
- Entgegennahme und Weitergabe von Informationen zwischen Mandanten und Notar.
3. Organisation und Verwaltung
- Terminplanung und -koordination für Beurkundungen und Besprechungen.
- Führung von Akten und Registern.
- Fristenüberwachung, insbesondere bei Eintragungen ins Grundbuch oder Handelsregister.
4. Vertragsabwicklung
- Vorbereitung von Eintragungen im Grundbuch (z. B. bei Immobilienkäufen).
- Kommunikation mit Ämtern, Gerichten, Banken und anderen Behörden.
- Nachbearbeitung von Urkunden, einschließlich der Versand- und Archivierungsarbeiten.
5. Rechtliche Recherche und Dokumentation
- Unterstützung des Notars durch Recherchen in rechtlichen Fragen, z. B. im Grundbuchrecht, Erbrecht oder Gesellschaftsrecht.
- Dokumentation und Nachverfolgung der abgeschlossenen Vorgänge.
6. Finanzielle Abwicklung
- Berechnung und Überwachung von Gebühren nach der Kostenordnung (GNotKG).
- Erstellung von Rechnungen und Überwachung von Zahlungseingängen.
Arbeitsbereiche
Notarfachangestellte arbeiten in verschiedenen Bereichen des Notariats, wie z. B.:
- Immobilienrecht: Abwicklung von Kaufverträgen, Grundbuchangelegenheiten.
- Erb- und Familienrecht: Erstellung von Testamenten, Erbverträgen, Eheverträgen und Scheidungsfolgenvereinbarungen.
- Gesellschaftsrecht: Gründung und Änderungen von Gesellschaften, Handelsregisteranmeldungen.
- Vorsorge: Beurkundung von Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen.
Voraussetzungen und Fähigkeiten
Fachliche Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Ausbildung zur Notarfachangestellten oder vergleichbare Qualifikation.
- Kenntnisse in Rechtsgebieten wie Grundbuchrecht, Erbrecht, Familienrecht und Handelsrecht.
- Vertrautheit mit den Vorschriften des GNotKG (Kostenrecht).
Persönliche Fähigkeiten:
- Sorgfalt und Genauigkeit: Präzises Arbeiten ist unerlässlich, da Fehler in Urkunden schwerwiegende Folgen haben können.
- Kommunikationsstärke: Freundlicher und klarer Umgang mit Mandanten.
- Organisationstalent: Strukturierte Arbeitsweise und Terminkoordinationsfähigkeit.
- Diskretion: Vertraulicher Umgang mit sensiblen persönlichen und geschäftlichen Informationen.
Karriereperspektiven
Nach der Ausbildung bestehen verschiedene Möglichkeiten zur Weiterentwicklung:
- Weiterbildung zur Notarfachwirtin oder Rechtsfachwirtin.
- Spezialisierung auf bestimmte Rechtsgebiete, z. B. Immobilienrecht oder Erbrecht.
- Übernahme von Leitungsfunktionen innerhalb eines Notariatsbüros.
- Wechsel in ähnliche Berufsfelder, z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte oder Tätigkeit im Bereich der Justiz.
Eine Notarfachangestellte ist eine unverzichtbare Unterstützung für den Notar und trägt wesentlich dazu bei, dass rechtliche Geschäfte professionell und reibungslos abgewickelt werden.